Con la ley en la mano
Las que pone la Ley de Propiedad Horizontal son pocas: reunir a la junta al menos una vez al año para aprobar los presupuestos y las cuentas (art. 16.1), tener un fondo de reserva de al menos el 10 % del último presupuesto ordinario (art. 9.1.f), llevar un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad (art. 19.1) y tener presidente, nombrado por un año salvo que los estatutos digan otra cosa, que hace también de secretario y de administrador si los estatutos o la junta no nombran a otros (arts. 13.2, 13.5 y 13.7). Además, la comunidad tiene que hacer las obras necesarias para conservar el edificio, y esas obras no requieren acuerdo previo de la junta (art. 10.1.a). Con Hacienda, tiene NIF (Reglamento de gestión tributaria, art. 18.1), declara en el modelo 347 lo pagado a cada proveedor por encima de 3.005,06 € al año aunque no tenga actividad económica, sin contar la luz, el agua, los combustibles ni el seguro de las zonas comunes (arts. 31.1, 33.1 y 33.5) y, si paga sueldos o facturas de profesionales, retiene, declara e ingresa lo retenido (Reglamento del IRPF, arts. 76.1.a y 108). Y el edificio tiene sus obligaciones técnicas: la ITE o el informe que fije la comunidad autónoma o el ayuntamiento, las inspecciones de las instalaciones que tenga y, si debe pasar la ITE, el certificado de eficiencia energética (Real Decreto 390/2021, art. 3.1.f). El seguro del edificio no lo exige la ley estatal, que dice que la comunidad «podrá» contratarlo (art. 9.1.f); sí pueden exigirlo los estatutos (art. 5), la Ley 2/1999 de la Comunidad de Madrid a los edificios a los que se aplica (arts. 1.1 y 24) o una ordenanza municipal, como la de Palma.
Cada año
Una junta, como mínimo, para aprobar los presupuestos y las cuentas (art. 16.1 de la Ley de Propiedad Horizontal). La citación para la junta ordinaria se hace con seis días de antelación al menos (art. 16.3). Aprobar el plan de gastos e ingresos y las cuentas es competencia de la junta (art. 14.b), y quien administra prepara con antelación el plan de gastos (art. 20.1.b).
El fondo de reserva. Es de la comunidad, se nutre de las cuotas de cada propietario y no puede ser inferior al 10 % del último presupuesto ordinario. Sirve para obras de conservación, reparación y rehabilitación, y para las obras de accesibilidad y eficiencia energética que la ley prevé (art. 9.1.f).
Con Hacienda, tres cosas según lo que la comunidad pague o cobre. El modelo 347, en febrero, con las compras del año anterior a cada proveedor que en conjunto pasen de 3.005,06 €: las comunidades a las que se aplica la Ley de Propiedad Horizontal lo presentan aunque no tengan actividad económica (Reglamento de gestión tributaria, arts. 31.1 y 33.1; Orden EHA/3012/2008, art. 10). No entran la luz, los combustibles y el agua para uso comunitario, ni los seguros de las zonas y elementos comunes (art. 33.5), ni lo ya declarado en otra declaración informativa con el mismo contenido (art. 33.2.i). Si ningún proveedor llega a esa cifra, o solo llegan esos, no hay que presentarlo (art. 32.c y d). Las retenciones, si paga sueldos o facturas de profesionales: la comunidad está obligada a retener (Reglamento del IRPF, art. 76.1.a), declara e ingresa lo retenido en los veinte primeros días de abril, julio, octubre y enero por el trimestre anterior, si en él pagó algo con retención, presenta un resumen anual en enero y da un certificado a quien cobró (art. 108). Y si cobra rentas, por ejemplo por alquilar un elemento común, esas rentas se atribuyen a los propietarios (Ley del IRPF, arts. 8.3 y 86), y si pasan de 3.000 € al año presenta una declaración informativa anual (Reglamento del IRPF, art. 70.1).
Si tiene un empleado, por ejemplo un conserje, la comunidad es empresario para la Seguridad Social aunque no tenga personalidad jurídica: tiene que inscribirse y pedir la afiliación y el alta del trabajador (Ley General de la Seguridad Social, arts. 138.1, 138.3 y 139.1).
Los cargos se nombran por un año, salvo que los estatutos digan otra cosa (art. 13.7 de la Ley de Propiedad Horizontal), así que la junta anual es también el momento de renovarlos.
Cada pocos años: la ITE y las inspecciones
La inspección técnica del edificio la regulan las comunidades autónomas y, en algunos casos, los ayuntamientos: cambian la edad a la que toca, cada cuánto se repite y hasta el nombre (ITE, IEE, IITE…). La ley estatal solo dice que la Administración puede pedir a los propietarios de edificios de viviendas colectivas que acrediten su estado de conservación, su accesibilidad y su eficiencia energética (Ley de Suelo, art. 29.1); los apartados 2 a 6 de ese artículo los anuló el Tribunal Constitucional (sentencia 143/2017).
Las instalaciones tienen sus propias inspecciones y revisiones, y dependen de lo que tenga el edificio: ascensor, extintores, gas, garaje, calefacción central, piscina… Cada una tiene su página, con su periodicidad, su artículo y su multa.
Si el edificio tiene que pasar la ITE, también necesita certificado de eficiencia energética del edificio (Real Decreto 390/2021, art. 3.1.f), que encarga y conserva el propietario (art. 6.1), que solo vale si está registrado en la comunidad autónoma (art. 6.6) y que dura como mucho diez años, cinco si la calificación es G (art. 13.1). Lo que exige además cada comunidad autónoma lo explicamos en la página del certificado del edificio.
Siempre: conservar el edificio
La propiedad tiene que conservar el edificio en las condiciones legales de seguridad, salubridad, accesibilidad universal y ornato (Ley de Suelo, art. 15.1.b). Dentro de la comunidad, las obras necesarias para ese deber son obligatorias y no requieren acuerdo previo de la junta, las imponga la Administración o las pida un propietario (art. 10.1.a de la Ley de Propiedad Horizontal).
También lo son las obras de accesibilidad, con los ajustes razonables, y las que pidan los propietarios en cuya casa viva, trabaje o preste servicios voluntarios una persona con discapacidad o mayor de setenta años, con los límites económicos y las excepciones que fija la ley (art. 10.1.b).
En los edificios cuya licencia se pidió desde el 6 de mayo de 2000, los propietarios tienen que conservar la documentación de la obra, que forma el Libro del Edificio (Ley de Ordenación de la Edificación, arts. 7, 16.1 y disposición transitoria primera). En los anteriores depende de la comunidad autónoma.
Lo que se hace una vez y se mantiene al día
El NIF: la comunidad lo necesita para sus relaciones con Hacienda, aunque no tenga personalidad jurídica (Reglamento de gestión tributaria, art. 18.1; Ley General Tributaria, art. 35.4).
El presidente: su nombramiento es obligatorio, por elección o, si no, por turno o sorteo (art. 13.2 de la Ley de Propiedad Horizontal), y se renueva cada año salvo que los estatutos digan otra cosa (art. 13.7). Hace de secretario y de administrador salvo que los estatutos o la junta nombren a otros (art. 13.5). Con cuatro propietarios o menos, si los estatutos lo dicen expresamente, la comunidad puede administrarse como una comunidad de bienes del Código Civil (art. 13.8, que remite al art. 398).
El libro de actas, diligenciado por el Registrador de la Propiedad (art. 19.1). El secretario lo custodia y conserva cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las juntas (art. 19.4), y quien administra custodia la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios (art. 20.1.e).
Lo que no es obligatorio aunque te lo digan
El seguro del edificio. La Ley de Propiedad Horizontal solo dice que, con cargo al fondo de reserva, la comunidad «podrá» contratar un seguro o un contrato de mantenimiento (art. 9.1.f). En la Comunidad de Madrid, en cambio, «todo edificio deberá estar asegurado por los riesgos de incendio y daños a terceros» (Ley 2/1999, art. 24), y no tenerlo es infracción muy grave (art. 26.1.g); la ley se aplica a los edificios que se construyen, reforman o rehabilitan (art. 1.1), y los proyectos visados antes de su entrada en vigor se rigen por las normas anteriores (disposición transitoria). También pueden exigirlo los estatutos, que pueden regular los seguros (art. 5 de la Ley de Propiedad Horizontal), y algunas ordenanzas: la de Palma obliga a los propietarios a tener un seguro del edificio que cubra la responsabilidad civil (Ordenanza del informe de evaluación de los edificios, art. 3.4). Lo explicamos en la página del seguro.
Un administrador de fincas profesional. Si los estatutos o la junta no nombran a nadie, las funciones de secretario y administrador las ejerce el presidente (art. 13.5), y el cargo de administrador puede ocuparlo cualquier propietario (art. 13.6).
Una auditoría de las cuentas. La Ley de Propiedad Horizontal pide que la junta apruebe las cuentas (arts. 14.b y 16.1), no que las revise un auditor. La junta puede encargarla si quiere.
Y las de cada propietario
Son otra lista, la del art. 9.1 de la Ley de Propiedad Horizontal: respetar las instalaciones y los elementos comunes, mantener su piso sin perjudicar a los demás, consentir las reparaciones que exija el edificio y dejar entrar en su casa para hacerlas, pagar los gastos generales según su cuota, contribuir al fondo de reserva, usar el inmueble con la diligencia debida, y comunicar al secretario su domicilio para notificaciones y cualquier cambio de titularidad del piso. La explicamos artículo por artículo en la página del art. 9.
Si la comunidad está en Cataluña
Rige el Código Civil catalán, con reglas propias. La junta se reúne de forma ordinaria una vez al año para aprobar las cuentas y el presupuesto y elegir los cargos (art. 553-20.1). El presupuesto tiene que incluir para el fondo de reserva una cantidad no inferior al 5 % de los gastos comunes, y el fondo va en contabilidad separada y en una cuenta bancaria especial a nombre de la comunidad (art. 553-6). El libro de actas se legaliza en el Registro de la Propiedad, al menos en catalán, o en aranés en Arán, y se conserva treinta años mientras exista la propiedad horizontal, o cinco desde que se extinga (art. 553-28). La comunidad tiene que conservar los elementos comunes en condiciones estructurales, de habitabilidad, accesibilidad, estanquidad, seguridad y eficiencia energética o hídrica (art. 553-44.1).
Los órganos obligatorios son la presidencia, que tiene que ejercer un propietario, la secretaría y la junta; la administración se puede encargar a un profesional externo, pero no es obligatoria, y los cargos duran un año (art. 553-15.1, 2 y 4).
Con Hacienda, el NIF y las retenciones son iguales: el Reglamento del IRPF obliga a retener a las comunidades de propietarios sin distinguir (art. 76.1.a). El 347 sin actividad, en cambio, el reglamento lo impone a las comunidades a las que se aplica la Ley de Propiedad Horizontal (Reglamento de gestión tributaria, art. 31.1), y no dice nada de las que se rigen por el Código Civil catalán: no está claro, así que consultadlo con Hacienda. La inspección técnica es la que regula la Generalitat, y la explicamos en la página de Cataluña.
Dónde lo dice la ley
Art. 9.1 · Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal
Obligaciones de cada propietario y fondo de reserva del 10 %
Texto oficial leído el
Art. 10.1 · Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal
Obras de conservación y accesibilidad obligatorias, sin acuerdo previo
Texto oficial leído el
Arts. 13 y 14 · Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal
Órganos de la comunidad y competencias de la junta
Texto oficial leído el
Art. 16 · Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal
Junta al menos una vez al año
Texto oficial leído el
Arts. 19 y 20 · Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal
Libro de actas, conservación de documentos y funciones del administrador
Texto oficial leído el
Arts. 18, 31, 32 y 33 (33.2.i y 33.5) · Real Decreto 1065/2007, Reglamento general de gestión e inspección tributaria
NIF y declaración anual de operaciones con terceros (347), con lo que las comunidades no incluyen
Texto oficial leído el
Art. 10 · Orden EHA/3012/2008 (modelo 347)
Se presenta en febrero
Texto oficial leído el
Arts. 70, 75, 76 y 108 · Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF
Informativa de atribución de rentas; retenciones y sus declaraciones
Texto oficial leído el
Arts. 8.3 y 86 · Ley 35/2006 del IRPF
Las rentas de la comunidad se atribuyen a los propietarios
Texto oficial leído el
Arts. 138 y 139 · Ley General de la Seguridad Social (RDLeg 8/2015)
La comunidad con empleados es empresario: inscripción, afiliación y alta
Texto oficial leído el
Arts. 29.2.e, 35.4, 66 y 70.1 · Ley 58/2003 General Tributaria
Entidades sin personalidad como obligados tributarios; conservar los justificantes
Texto oficial leído el
Arts. 15.1.b y 29.1 · Real Decreto Legislativo 7/2015, Ley de Suelo
Deber de conservación; informe de evaluación (apartados 2 a 6 anulados, STC 143/2017)
Texto oficial leído el
Arts. 3.1.f, 6.1, 6.6 y 13.1 · Real Decreto 390/2021, certificación energética
Certificado del edificio que pasa la ITE; quién lo encarga; validez
Texto oficial leído el
Arts. 7 y 16; disposición transitoria primera · Ley 38/1999 de Ordenación de la Edificación
Libro del Edificio y deber de conservarlo
Texto oficial leído el
Arts. 1.1, 24 y 26.1.g; disposición transitoria · Ley 2/1999 de la Comunidad de Madrid, de medidas para la calidad de la edificación
Seguro obligatorio de incendio y daños a terceros
Texto oficial leído el
Art. 3.4 · Ordenanza reguladora del informe de evaluación de los edificios de Palma (BOIB n.º 73, 16/05/2015)
Seguro del edificio que cubra la responsabilidad civil
Texto oficial leído el
Art. 5 · Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal
Los estatutos pueden regular los seguros
Texto oficial leído el
Arts. 553-6, 553-15, 553-20, 553-28 y 553-44 · Libro V del Código Civil de Cataluña
Fondo del 5 %, cargos, junta anual, libro de actas y conservación
Texto oficial leído el
Preguntas que nos hacen
¿Es obligatorio tener administrador de fincas?
No. Si los estatutos o la junta no nombran a nadie, el presidente ejerce las funciones de secretario y de administrador (art. 13.5 de la Ley de Propiedad Horizontal), y el cargo de administrador puede ocuparlo cualquier propietario (art. 13.6). Lo que sí es obligatorio es nombrar presidente (art. 13.2), salvo en edificios de cuatro propietarios o menos cuyos estatutos se acojan expresamente al régimen del art. 398 del Código Civil (art. 13.8). En Cataluña, tampoco: la administración profesional es opcional (art. 553-15.2 del Código Civil catalán).
¿Es obligatorio el seguro de la comunidad?
La ley estatal no lo exige: dice que la comunidad «podrá» contratarlo con cargo al fondo de reserva (art. 9.1.f de la Ley de Propiedad Horizontal). Sí es obligatorio si lo imponen los estatutos (art. 5); en la Comunidad de Madrid, para los edificios a los que se aplica la Ley 2/1999, que se construyen, reforman o rehabilitan: todo edificio tiene que estar asegurado contra incendio y daños a terceros, y no tenerlo es infracción muy grave (arts. 1.1, 24 y 26.1.g); y donde lo pide una ordenanza, como en Palma (art. 3.4 de su ordenanza del informe de evaluación de los edificios).
Somos una comunidad pequeña y no tenemos empleados. ¿Tenemos que presentar algo a Hacienda?
Depende de lo que paguéis. Si algún proveedor ha cobrado de la comunidad más de 3.005,06 € en el año, hay que presentar el modelo 347 en febrero, aunque la comunidad no tenga actividad económica (Reglamento de gestión tributaria, arts. 31.1 y 33.1). No cuentan la luz, los combustibles y el agua de uso comunitario ni el seguro de las zonas comunes (art. 33.5): si solo esos pasan de la cifra, o ninguno llega, no se presenta (art. 32.c y d). Si pagáis una factura de un profesional que lleve retención, la comunidad retiene, declara e ingresa lo retenido (Reglamento del IRPF, arts. 76.1.a y 108).
¿Hay que hacer junta aunque no haya nada nuevo?
Sí: la junta se reúne por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y las cuentas (art. 16.1 de la Ley de Propiedad Horizontal), con seis días de antelación como mínimo en la citación (art. 16.3). En Cataluña, una vez al año para aprobar las cuentas y el presupuesto y elegir los cargos (art. 553-20.1 del Código Civil catalán).
¿Qué tiene que guardar la comunidad y cuánto tiempo?
El libro de actas, que custodia el secretario, y durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las juntas (art. 19.4 de la Ley de Propiedad Horizontal). Las facturas y justificantes relacionados con sus obligaciones tributarias, mientras Hacienda pueda revisarlas, que en general son cuatro años (Ley General Tributaria, arts. 29.2.e, 66 y 70.1). El certificado energético del edificio, si lo tiene (Real Decreto 390/2021, art. 6.1). Y si el edificio tiene licencia pedida desde el 6 de mayo de 2000, la documentación de la obra o Libro del Edificio (Ley de Ordenación de la Edificación, art. 16.1). En Cataluña, el libro de actas se conserva treinta años mientras exista la propiedad horizontal (art. 553-28.2 del Código Civil catalán).
¿Cómo sé qué inspecciones le tocan a mi edificio?
Dependen de la comunidad autónoma y del municipio (la ITE) y de lo que tenga el edificio (ascensor, garaje, calefacción central, piscina…). En la página de inspecciones obligatorias están ordenadas por instalación, y la auditoría de FincasAlDía las calcula para tu edificio con su comunidad autónoma, su año de construcción y sus instalaciones.
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