¿Cómo se cambia de administrador de fincas en una comunidad de propietarios?

Quién decide y con qué mayoría

Corresponde a la junta de propietarios nombrar y remover a quienes ejercen los cargos (art. 14.a), y el administrador es uno de ellos (art. 13.1.d). Salvo que los estatutos digan otra cosa, el nombramiento es por un año, y la junta puede removerlo antes de que acabe si se reúne en sesión extraordinaria (art. 13.7). No hay que esperar a que termine el año ni a la junta ordinaria, y la ley no pide que haya una causa. Si su mandato ya ha vencido, no hace falta acordar su remoción: la junta puede nombrar a otro (art. 14.a), con el punto en el orden del día. La ley no regula la prórroga del cargo; mira qué dice el contrato.

La mayoría es la general del art. 17.7: el voto de la mayoría del total de propietarios que, a su vez, representen la mayoría de las cuotas de participación. Si a la primera convocatoria no asiste la mayoría de los propietarios que represente, a su vez, la mayoría de las cuotas, se celebra una segunda sin quórum (art. 16.2), y en ella valen los acuerdos de la mayoría de los asistentes siempre que esta represente más de la mitad de las cuotas de los presentes (art. 17.7).

Los propietarios que, al empezar la junta, tengan deudas vencidas con la comunidad y no las hayan impugnado judicialmente ni consignado su importe judicial o notarialmente pueden hablar, pero no votan, y ni su persona ni su cuota cuentan para las mayorías (art. 15.2). Y los ausentes debidamente citados cuentan como votos favorables si, una vez informados del acuerdo, no manifiestan su discrepancia a quien ejerza de secretario en 30 días naturales, por cualquier medio que deje constancia de que se recibió, contados desde que se les informa del acuerdo (art. 17.8).

• Herramienta: Calculadora de mayorías de la junta
• Ley: Artículo 17 de la LPH, explicado

Cómo se convoca la junta

La convoca el presidente, indicando los asuntos a tratar, el lugar, el día y la hora en primera y, en su caso, segunda convocatoria (art. 16.2). El cese del administrador tiene que figurar en el orden del día. La convocatoria incluye la relación de propietarios con deudas vencidas y advierte de que no podrán votar si no han impugnado o consignado la deuda (art. 16.2), y las citaciones se practican en la forma del art. 9: al domicilio que cada propietario haya comunicado al secretario o, si no lo hizo, al piso o local (art. 9.1.h). Las juntas extraordinarias se citan con la antelación que sea posible para que llegue a conocimiento de todos (art. 16.3). Esos datos los tiene el secretario, que suele ser el administrador (art. 13.6): si quieres echarlo, pídele antes de convocar la relación de morosos y los domicilios comunicados, porque sin ellos te arriesgas a citar mal a quien dio otro domicilio (art. 9.1.h) o a convocar sin la relación que exige el art. 16.2. La convocatoria, paso a paso, está en la guía sobre cómo se convoca la junta.

La junta también tiene que reunirse cuando lo pidan la cuarta parte de los propietarios o los que representen al menos el 25 % de las cuotas (art. 16.1); si el presidente no la convoca, lo hacen quienes promueven la reunión (art. 16.2). Cualquier propietario puede pedir por escrito al presidente que se trate un asunto, y este lo incluye en el orden del día de la siguiente junta (art. 16.2).

• Modelo: Modelo de convocatoria de junta en Word
• Guía: ¿Cómo se convoca la junta de propietarios?

Qué mirar del contrato antes de votar

La Ley de Propiedad Horizontal no regula el contrato del administrador: no fija un plazo de preaviso ni dice qué pasa con los honorarios si se le cesa antes de tiempo. Vale, en primer lugar, lo que se firmó, con los límites que la ley pone a las cláusulas abusivas. Antes de la junta, lee el contrato: duración y prórroga, preaviso, honorarios hasta la fecha de baja y si prevé alguna penalización.

Para el mandato, el Código Civil dice que el mandante puede revocarlo a su voluntad (art. 1733) y que el mandatario debe dar cuenta de sus operaciones y abonar lo que haya recibido por el mandato (art. 1720). De qué tipo es el contrato de tu administrador y qué consecuencias tiene cesarlo antes de tiempo depende de cómo esté redactado.

La comunidad puede actuar como consumidora: la ley considera consumidoras a las entidades sin personalidad jurídica que actúen sin ánimo de lucro en un ámbito ajeno a una actividad comercial o empresarial (art. 3 de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios). En ese caso, en los contratos de prestación continuada se prohíben las cláusulas de duración excesiva y el consumidor puede poner fin al contrato sin sanción ni cargas onerosas o desproporcionadas, como la ejecución unilateral de cláusulas penales o las indemnizaciones que no se correspondan con los daños efectivamente causados (art. 62.3). Si el contrato fija un compromiso de permanencia, la penalización por baja prematura tiene que ser proporcional a los días que falten (art. 62.5). Si el contrato prevé una penalización o un preaviso largo, que lo vea un abogado antes del voto.

Qué documentación pedir al administrador saliente

La ley dice que el administrador custodia, a disposición de los titulares, la documentación de la comunidad (art. 20.1.e), y que el secretario custodia el libro de actas y conserva durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones (art. 19.4). Los cargos de secretario y administrador pueden acumularse en una misma persona (art. 13.6), así que puede estar todo en el mismo despacho.

Pídela por escrito y con una lista, para poder comprobar qué falta: el libro de actas y las convocatorias; los certificados y actas de las inspecciones obligatorias que se hayan hecho; los contratos de mantenimiento, de suministros y de limpieza; la póliza del seguro con su último recibo; los poderes que se hayan otorgado; las cuentas, el presupuesto y los extractos bancarios; la relación de propietarios con sus cuotas y deudas; y los domicilios que cada propietario ha comunicado para recibir citaciones (art. 9.1.h), sin los cuales no se puede citar a los propietarios con garantías (arts. 9.1.h y 16.2).

• Guía: ¿Hay que legalizar el libro de actas de la comunidad? Quién lo hace y qué pasa si se pierde

Si no entrega la documentación

La ley no fija un procedimiento ni un plazo de entrega. La documentación es de la comunidad, no del despacho. Pídela por escrito, con fecha y acuse de recibo, y deja constancia de lo que sí entrega. Si no la entrega, es la comunidad quien tiene que reclamarla: primero con un requerimiento escrito y, si no funciona, por la vía judicial: la comunidad actúa por medio del presidente (art. 13.3) y conviene hacerlo con un abogado. Si el saliente alega que puede retenerla por lo que dice que se le debe (para el mandato, el art. 1730 del Código Civil permite al mandatario retener en prenda las cosas objeto del mandato hasta que se le reembolse y se le indemnice según los dos artículos anteriores, que hablan de lo que haya adelantado y de los daños sufridos al cumplir el encargo, no de honorarios), pide el detalle de lo que reclama y que lo vea un abogado.

• Guía: Funciones del administrador de fincas: qué tiene que hacer y cómo reclamarle

El nuevo administrador, o ninguno

La junta nombra al nuevo en el mismo acuerdo o en otro: puede ser cualquier propietario, una persona con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida o una persona jurídica en los términos que establezca el ordenamiento (art. 13.6), y lo nombra la junta (art. 14.a). Si no se nombra a nadie, las funciones de secretario y de administrador las ejerce el presidente, salvo que los estatutos o la junta, por mayoría, dispongan otra cosa (art. 13.5); qué implica llevarla sin profesional lo explica la guía sobre comunidades sin administrador.

Incluye en el mismo acuerdo la revocación de los poderes que tuviera el administrador saliente y el cambio de firmas en el banco, y avisa a los proveedores con los que trataba en nombre de la comunidad: si la relación es un mandato, la revocación no perjudica a las personas con las que se le encargó contratar mientras no se les haya hecho saber (art. 1734 del Código Civil), así que conviene avisarlas.

Conviene que el nuevo administrador conozca desde el primer día qué inspecciones le tocan al edificio y en qué fechas: tenerlas a mano ayuda a que ninguna venza mientras se pone al día.

• Guía: ¿Puede una comunidad de propietarios funcionar sin administrador de fincas?
• Guía: Secretario y vicepresidente de la comunidad: ¿qué hacen y son obligatorios?

Si la comunidad está en Cataluña

Allí la propiedad horizontal se rige por el Libro V del Código Civil de Cataluña, no por la Ley de Propiedad Horizontal. La junta de propietarios nombra y remueve a las personas que ocupan los cargos (art. 553-19.2.a). La presidencia convoca (art. 553-21.1) con al menos ocho días naturales de antelación, salvo que los estatutos digan otra cosa; se envía a la dirección que cada propietario comunicó a la secretaría y el anuncio se publica con la misma antelación en el tablón (art. 553-21.2). La convocatoria tiene que expresar el orden del día; solo se pueden adoptar acuerdos sobre asuntos incluidos en él (arts. 553-21.4.a y 553-25.1). En las juntas extraordinarias para asuntos urgentes basta con que los propietarios hayan podido conocer la convocatoria antes de la reunión (art. 553-21.3). Si la administración la lleva un profesional externo, tiene que tener a disposición de los propietarios la documentación de los asuntos a tratar desde que se envía la convocatoria (art. 553-21.5).

El acuerdo se adopta por mayoría simple: los votos y las cuotas a favor tienen que superar a los votos y las cuotas en contra, contando solo a quienes participan en la votación (arts. 553-25.2.j y 553-25.3). Las abstenciones se cuentan en el sentido de la mayoría (art. 553-24.3). Quien tenga deudas pendientes tiene voz, pero no voto, salvo que haya consignado su importe judicial o notarialmente o lo haya impugnado judicialmente (arts. 553-24.1 y 553-21.4.d).

El administrador responde de su actuación ante la junta (art. 553-18.2) y, si es un profesional externo, asume también la secretaría (art. 553-15.2), que custodia como mínimo durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, poderes, documentación contable y demás documentos relevantes (art. 553-17). El secretario redacta el acta, que firman el secretario y el presidente en los cinco días siguientes a la reunión (art. 553-27.1), y se envía a todos los propietarios en los diez días siguientes a la reunión, a la dirección que cada uno comunicó a la secretaría o, si no la comunicó, a su piso o local (art. 553-27.4). Los cargos de la comunidad duran un año y se entienden prorrogados hasta la junta ordinaria siguiente (art. 553-15.4).

• Guía: Propiedad horizontal en Cataluña: qué cambia frente a la Ley de Propiedad Horizontal

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