Con la ley en la mano
Sí. Los acuerdos de la junta se recogen en un libro de actas "diligenciado por el Registrador de la Propiedad" (art. 19.1 de la Ley de Propiedad Horizontal), y el Reglamento Hipotecario exige diligenciarlo "necesariamente antes de su utilización" (art. 415, regla 1.ª). Es competente el Registrador del distrito donde está el edificio (regla 2.ª), al que se presenta el libro con una instancia de quien actúa por encargo del presidente (regla 3.ª), y tiene cinco días para hacerlo, o quince si hay justa causa (regla 6.ª). Lo custodia el secretario (art. 19.4 LPH). Si se pierde, se puede diligenciar uno nuevo cuando el presidente o el secretario afirman, ante notario o ante el Registrador, que se ha comunicado la desaparición a los propietarios o se ha denunciado la sustracción (regla 1.ª).
Qué es y quién lo legaliza
Es el libro donde se recogen los acuerdos de cada junta (art. 19.1 LPH). No vale cualquier cuaderno: tiene que estar diligenciado por el Registrador de la Propiedad, y la diligencia se pone antes de escribir la primera acta (art. 415, regla 1.ª, del Reglamento Hipotecario). La hace el Registrador del distrito donde está el edificio (regla 2.ª), no el de tu domicilio.
Qué tiene que decir cada acta, quién la firma y en qué plazo lo explicamos en la página del acta de la junta.
Cómo se pide la diligencia
Con una instancia que identifique a quien la presenta y diga que actúa por encargo del presidente de la comunidad; que identifique a la comunidad y, si está inscrita, sus datos registrales; y que indique las fechas de apertura y cierre del último libro de actas, salvo que el solicitante afirme bajo su responsabilidad que nunca se ha diligenciado otro (art. 415, regla 3.ª). No hace falta que vaya el presidente en persona: basta alguien que actúe por su encargo, como el administrador.
Todas las hojas tienen que ir numeradas con caracteres indelebles (regla 3.ª). El Registro anota la presentación en el Diario (regla 4.ª) y el Registrador extiende la diligencia en la primera hoja, con la fecha, los datos de la comunidad, el número de orden del libro entre los que ha diligenciado para ella, el número de hojas y el sistema de sellado, y la firma (regla 5.ª).
Tiene cinco días desde la solicitud hecha en debida forma, o quince si existe justa causa. Si la deniega, cabe recurso ante la Dirección General en quince días hábiles (regla 6.ª). Después pone una nota marginal en el folio del edificio en el Registro con el número del libro y sus hojas; si la comunidad no está inscrita, lo anota en un libro-fichero (regla 7.ª).
Ve a recogerlo. Si pasan seis meses desde la presentación sin que nadie lo retire, el Registrador lo destruye y lo hace constar (regla 7.ª).
Hojas sueltas o libro encuadernado
El libro puede ser de hojas móviles (art. 415, regla 3.ª), así que las actas se pueden imprimir. La condición es que cada hoja lleve, además del sello del Registrador, la fecha con caracteres indelebles, salvo que el sistema de sellado ya garantice que pertenece al libro diligenciado (regla 5.ª). Imprime siempre sobre hojas que ya pasaron por el Registro, nunca en folios nuevos que se añaden después.
Quién lo guarda y cuánto tiempo
El secretario custodia los libros de actas (art. 19.4 LPH). Si la junta no ha nombrado secretario, lo es el presidente (art. 13.5), y si el administrador hace de secretario, custodia la documentación de la comunidad "a disposición de los titulares" (art. 20.e): cualquier propietario puede pedir verlo.
La ley no fija un plazo para conservar los libros. Los cinco años del art. 19.4 son para las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.
Si se pierde, se destruye o lo roban
Se puede diligenciar un libro nuevo sin presentar el anterior si el presidente o el secretario afirman, bajo su responsabilidad, en acta notarial o ante el Registrador, que han comunicado la desaparición o la destrucción a los propietarios, o que han denunciado la sustracción (art. 415, regla 1.ª). La diligencia del libro nuevo lo hace constar, y en el anterior, aunque aparezca, ya no se pueden extender actas nuevas (regla 5.ª). La nota marginal del Registro indica que se expide en sustitución de uno desaparecido (regla 7.ª).
El reglamento no dice cómo recuperar las actas que había en el libro perdido.
Si la comunidad está en Cataluña
Rige el Código Civil catalán. Los acuerdos se transcriben en un libro de actas que se legaliza, al menos en catalán, o en aranés en Arán, en el Registro de la Propiedad que corresponda. Lo custodia el secretario y se conserva treinta años mientras exista el régimen de propiedad horizontal, o cinco desde que se extingue (art. 553-28).
En Cataluña el libro cuenta además a la hora de cobrar: el certificado para reclamar a un moroso por el monitorio tiene que decir que la deuda se corresponde exactamente con las cuentas aprobadas por la junta "que constan en el libro de actas correspondiente" (art. 553-47.2). Si a la junta asistió un notario, en el libro se hace referencia a la fecha de la reunión y al nombre y la residencia del notario (art. 553-27.3).
El Código catalán no regula el trámite de la legalización, y el art. 415 del Reglamento Hipotecario se refiere a las comunidades a las que sea aplicable el art. 17 de la Ley de Propiedad Horizontal. Con esos dos textos no está claro qué requisitos pide el Registro en Cataluña: pregunta en el tuyo antes de llevar el libro.
Dónde lo dice la ley
Art. 19.1 y 19.4 · Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal
Libro de actas diligenciado y custodia por el secretario
Arts. 13.5 y 20.e · Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal
Quién hace de secretario y custodia de la documentación
Art. 415 · Reglamento Hipotecario (Decreto de 14 de febrero de 1947)
Diligencia del libro de actas: Registrador, instancia, plazos, hojas móviles y pérdida
Art. 553-28 · Libro V del Código Civil de Cataluña
Libro legalizado, al menos en catalán, y treinta años de conservación
Arts. 553-27.3 y 553-47.2 · Libro V del Código Civil de Cataluña
Acta notarial y certificado para el monitorio
Preguntas que nos hacen
¿Quién tiene que llevar el libro de actas al Registro?
Cualquiera que actúe por encargo del presidente: la instancia identifica al solicitante y dice que actúa por ese encargo (art. 415, regla 3.ª, del Reglamento Hipotecario). Se presenta en el Registro de la Propiedad del distrito donde está el edificio (regla 2.ª).
¿Se pueden imprimir las actas en hojas sueltas?
Sí. El libro puede ser de hojas móviles, numeradas con caracteres indelebles, y cada hoja lleva siempre el sello del Registrador y, además, la fecha, salvo que el sellado ya garantice que pertenece al libro (art. 415, reglas 3.ª y 5.ª). Las hojas se diligencian antes de usarlas.
¿Cuánto tarda el Registro en legalizarlo?
Cinco días desde la solicitud en debida forma, o quince si hay justa causa. Si lo deniega, cabe recurso ante la Dirección General en quince días hábiles (art. 415, regla 6.ª, del Reglamento Hipotecario).
Hemos perdido el libro de actas. ¿Qué hacemos?
El presidente o el secretario declaran, en acta notarial o ante el Registrador, que han comunicado la pérdida a los propietarios o que han denunciado la sustracción, y con eso se diligencia uno nuevo. El anterior, si aparece, ya no sirve para actas nuevas (art. 415, reglas 1.ª y 5.ª).
¿Cuánto tiempo hay que guardar el libro de actas?
La Ley de Propiedad Horizontal no fija plazo para los libros; los cinco años son para las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos de las juntas (art. 19.4). En Cataluña, treinta años mientras exista la propiedad horizontal (art. 553-28.2 del Código Civil catalán).
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