El vicepresidente
No es obligatorio tenerlo. Si se nombra, se hace por el mismo procedimiento que el presidente: elección o, subsidiariamente, turno rotatorio o sorteo (art. 13.2 y 13.4). Puede haber varios, y entonces sustituyen al presidente por su orden en caso de ausencia, vacante o imposibilidad. También le asisten en sus funciones en los términos que establezca la junta (art. 13.4). Como los demás cargos, se nombra por un año salvo que los estatutos digan otra cosa, y la junta puede cesarlo antes en sesión extraordinaria (art. 13.7).
El secretario: quién lo es
Es uno de los órganos de gobierno de la comunidad (art. 13.1.c). Si los estatutos o la junta, por mayoría, no disponen otra cosa, sus funciones las ejerce el presidente (art. 13.5). Puede acumularse con el cargo de administrador o nombrarse por separado (art. 13.6), y el administrador actúa, en su caso, como secretario de la junta (art. 20.e).
La ley solo dice quién puede ser administrador o secretario-administrador: cualquier propietario o una persona con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida, además de corporaciones y otras personas jurídicas (art. 13.6). Para el cargo de secretario por separado no fija requisitos.
Lo que hace el secretario
Firma el acta con el presidente al acabar la junta o en los diez días naturales siguientes (art. 19.3), custodia los libros de actas y conserva durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones (art. 19.4).
Recibe las comunicaciones de los propietarios: su domicilio para notificaciones y el cambio de titularidad del piso (art. 9.1.h e i), y la discrepancia del ausente con un acuerdo, que tiene 30 días naturales para comunicarla (art. 17.8). Cuando una notificación no se puede entregar, firma con el visto bueno del presidente la diligencia del tablón de anuncios (art. 9.1.h).
Emite, con el visto bueno del presidente, la certificación de deudas que hace falta para vender un piso (art. 9.1.e) y el certificado del acuerdo de liquidación de la deuda que acompaña la reclamación de un moroso por el proceso monitorio (art. 21.3).
Si la comunidad está en Cataluña
Los órganos son la presidencia, la secretaría y la junta; el presidente tiene que ser propietario, y la secretaría la puede ejercer un propietario o la persona externa que asuma la administración. Si la comunidad encarga la administración a un profesional externo, sus funciones incluyen las de secretaría (art. 553-15.1 y 2 del Código Civil catalán). Los cargos duran un año y se prorrogan hasta la siguiente junta ordinaria (553-15.4), y no se cobran salvo que recaigan en personas ajenas a la comunidad (553-15.6).
La junta puede designar un vicepresidente, que ejerce la presidencia en caso de muerte, imposibilidad, ausencia o incapacidad del titular y las funciones que la presidencia le delegue expresamente (553-16.2). El secretario extiende las actas, hace las notificaciones, expide los certificados y custodia, durante cinco años como mínimo, las convocatorias, comunicaciones, poderes, la documentación contable y los demás documentos relevantes (553-17).
Dónde lo dice la ley
Art. 13 · Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal
Órganos de gobierno, vicepresidentes y secretario
Ver el texto oficialArts. 9.1.e, h e i y 17.8 · Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal
Certificado de deudas y comunicaciones al secretario
Ver el texto oficialArts. 19, 20.e y 21.3 · Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal
Acta, custodia y certificado para el monitorio
Ver el texto oficialArts. 553-15, 553-16 y 553-17 · Libro V del Código Civil de Cataluña
Cargos, vicepresidente y secretaría
Ver el texto oficial
Preguntas que nos hacen
¿Es obligatorio tener vicepresidente en la comunidad?
No. La ley dice que su existencia "será facultativa" (art. 13.4 LPH). Si no lo hay y el presidente no puede convocar, también pueden promover la junta la cuarta parte de los propietarios o los que representen el 25 % de las cuotas (art. 16.1 y 16.2).
Nadie quiere ser secretario. ¿Qué pasa?
Que lo es el presidente: si los estatutos o la junta no nombran a otra persona, las funciones de secretario y de administrador las ejerce él (art. 13.5 LPH).
¿Puede el administrador de fincas hacer de secretario?
Sí. Los cargos de secretario y administrador pueden acumularse en una misma persona (art. 13.6 LPH), y el administrador actúa, en su caso, como secretario de la junta (art. 20.e).
¿Cuánto tiempo hay que guardar las convocatorias y los poderes de las juntas?
Cinco años, y los libros de actas siempre (art. 19.4 LPH). En Cataluña, cinco años como mínimo, incluida la documentación contable (art. 553-17 del Código Civil catalán).
Voy a vender el piso. ¿Quién me da el certificado de deudas con la comunidad?
Quien ejerza de secretario, con el visto bueno del presidente, en un máximo de siete días naturales desde que lo pidas. Sin él no se autoriza la escritura, salvo que el comprador te exonere expresamente (art. 9.1.e LPH).
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