Si nadie se nombra, el presidente lo hace todo
La ley enumera cuatro órganos: la junta, el presidente, el secretario y el administrador (art. 13.1). Pero no exige que sean personas distintas. Las funciones de secretario y de administrador "serán ejercidas por el presidente", salvo que los estatutos o la junta, por mayoría, decidan nombrarlas por separado (art. 13.5). Secretario y administrador pueden ser también la misma persona (art. 13.6).
Eso significa que en una comunidad sin administrador el presidente, además de representar a la comunidad (art. 13.3), asume todo lo que el art. 20 atribuye al administrador: velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios; preparar el plan de gastos y llevarlo a la junta; atender la conservación y disponer las reparaciones urgentes; ejecutar los acuerdos, cobrar y pagar; y custodiar la documentación de la comunidad. Y lo del secretario: redactar y firmar el acta y guardar el libro de actas y, durante cinco años, las convocatorias y demás documentos de las juntas (art. 19).
Quién puede ser administrador
Tres opciones: cualquier propietario, una persona física con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida, o una sociedad u otra persona jurídica en los términos que establezca el ordenamiento (art. 13.6).
Salvo que los estatutos digan otra cosa, se nombra por un año, y la junta puede cesarlo antes en una reunión extraordinaria (art. 13.7). Vale igual para el propietario que hace de administrador y para el profesional contratado.
Lo que no puede dejar de hacerse
Una junta al año, como mínimo, para aprobar el presupuesto y las cuentas; la convoca el presidente (art. 16.1 y 16.2).
Un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad, con el acta de cada junta cerrada con las firmas del presidente y del secretario en los diez días naturales siguientes (art. 19.1 y 19.3).
Un fondo de reserva de al menos el 10 % del último presupuesto ordinario (art. 9.1.f).
Si hay que reclamar a un moroso por monitorio, el certificado de la deuda lo emite quien haga de secretario con el visto bueno del presidente (art. 21.3).
Y Hacienda: las comunidades de propietarios están obligadas a retener cuando pagan rentas sometidas a retención (art. 76.1.a del Reglamento del IRPF), entre ellas los rendimientos del trabajo y los de actividades profesionales (art. 75.1). Si la comunidad paga la nómina de un conserje o la factura de un profesional que trabaja como persona física, retiene e ingresa. Es la parte que más conviene preguntar a un asesor antes de empezar.
Comunidades de cuatro propietarios o menos
Si en el edificio no hay más de cuatro propietarios de viviendas o locales, pueden funcionar con las reglas de la comunidad de bienes del Código Civil en lugar de con presidente, secretario y administrador, pero solo si los estatutos lo establecen expresamente (art. 13.8 LPH).
En ese régimen decide la mayoría de los partícipes que represente la mayor parte de los intereses, y si no hay mayoría o el acuerdo es gravemente perjudicial, el juez puede adoptar lo que corresponda, incluso nombrar un administrador (art. 398 del Código Civil).
Si la comunidad está en Cataluña
El Código Civil catalán organiza la comunidad con tres órganos: presidencia, secretaría y junta. La presidencia tiene que ejercerla un propietario, y la secretaría un propietario o la persona externa que asuma la administración (art. 553-15.1). Si se encarga la administración a un profesional externo, tiene que cumplir las condiciones profesionales legalmente exigibles y asume también la secretaría (art. 553-15.2). A diferencia de la LPH, no dice expresamente que el presidente asuma la administración si nadie se nombra.
Los cargos duran un año, son reelegibles y se prorrogan hasta la siguiente junta ordinaria; no se cobran salvo que los ejerza alguien ajeno a la comunidad, aunque siempre se pueden recuperar los gastos del cargo (art. 553-15.4 y 6). El fondo de reserva, de al menos el 5 % de los gastos comunes, va en contabilidad separada y en una cuenta bancaria a nombre de la comunidad (art. 553-6). Y con menos de tres propietarios, la comunidad funciona con las reglas de la comunidad ordinaria (art. 553-15.9).
Dónde lo dice la ley
Art. 13.5 a 13.8 · Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal
El presidente asume las funciones; quién puede ser administrador
Ver el texto oficialArt. 20 · Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal
Funciones del administrador
Ver el texto oficialArt. 19 · Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal
Libro de actas, firmas y custodia
Ver el texto oficialArt. 16.1 · Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal
Junta anual para presupuesto y cuentas
Ver el texto oficialArt. 21.3 · Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal
Certificado de la deuda para el monitorio
Ver el texto oficialArt. 398 · Código Civil
Régimen de la comunidad de bienes
Ver el texto oficialArts. 75 y 76 · Reglamento del IRPF (RD 439/2007)
La comunidad retiene sobre nóminas y honorarios profesionales
Ver el texto oficialArts. 553-6 y 553-15 · Libro V del Código Civil de Cataluña
Órganos, cargos y fondo de reserva
Ver el texto oficial
Preguntas que nos hacen
¿Es obligatorio tener administrador de fincas?
No. Si la junta no nombra a nadie, las funciones de administrador y de secretario las ejerce el presidente (art. 13.5 de la Ley de Propiedad Horizontal).
¿Puede ser administrador alguien que no es propietario?
Solo si tiene cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida, o si es una sociedad en los términos que prevé la ley (art. 13.6). Un familiar o un inquilino sin esa cualificación no puede ser nombrado administrador.
Soy presidente y no quiero llevar también la administración. ¿Qué hago?
Pedir a la junta que nombre a otra persona: basta un acuerdo por mayoría (art. 13.5). Puede ser otro propietario o un profesional (art. 13.6).
¿Qué tiene que hacer una comunidad sin administrador con Hacienda?
Si paga rentas sometidas a retención, como la nómina de un conserje o la factura de un profesional persona física, tiene que retener e ingresar, porque el Reglamento del IRPF incluye expresamente a las comunidades de propietarios entre los obligados (art. 76.1.a). Conviene confirmarlo con un asesor fiscal antes de pagar.
Somos solo cuatro vecinos. ¿Necesitamos presidente?
Con cuatro propietarios o menos podéis funcionar con las reglas de la comunidad de bienes del Código Civil, sin cargos, pero solo si vuestros estatutos lo establecen expresamente (art. 13.8 LPH). Si no lo dicen, se aplica el régimen normal con presidente.
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