¿Necesita CIF la comunidad de propietarios? Cómo se pide el NIF y qué pasa con la cuenta del banco

CIF o NIF: qué número es y qué letra lleva

Hasta el 31 de diciembre de 2007, el número fiscal de una entidad era su "código de identificación", el que se conocía como CIF. Desde el 1 de enero de 2008, el Real Decreto 1065/2007 lo regula directamente como número de identificación fiscal (preámbulo de la Orden EHA/451/2008). La clave H para las comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal ya existía desde 1989 y se mantiene.

El NIF de una entidad tiene nueve caracteres: una letra que informa de la forma jurídica, un número aleatorio de siete dígitos y un carácter de control (art. 2 de la Orden). La H es la de las comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal; la E, la de las comunidades de bienes y demás entidades sin personalidad que no tienen clave propia (art. 3).

Para qué lo necesita la comunidad

Para todo lo que tenga trascendencia tributaria. La Ley General Tributaria exige NIF a las entidades sin personalidad del art. 35.4 (disposición adicional sexta, apartado 1), y el reglamento obliga a ponerlo en todas las declaraciones y escritos que se presentan a Hacienda (art. 26.1 del Real Decreto 1065/2007), a comunicarlo cuando se pagan rendimientos del trabajo, como la nómina de un conserje (art. 27.2.a), y a darlo al banco (art. 28). La Agencia Tributaria responde en su sede que las comunidades de propietarios deben solicitarlo, con la letra H, mediante el modelo 036.

Si no lo pide, Hacienda puede darla de alta de oficio en el censo y asignarle el número (art. 23.1). Qué declaraciones presenta después la comunidad con su NIF lo explicamos en la página de obligaciones fiscales.

Cómo se pide

Con la declaración censal de alta del modelo 036, que sirve para pedir el NIF aunque la entidad no tenga que estar en el censo de empresarios, profesionales y retenedores (art. 2.1 de la Orden EHA/1274/2007 y art. 9.3.a del Real Decreto 1065/2007). Si la comunidad va a pagar nóminas o facturas sujetas a retención, el alta se presenta antes de que nazca la obligación de retener (art. 9.4 del reglamento).

Se presenta en papel en la Administración o Delegación de la Agencia Tributaria del domicilio fiscal, entregándolo allí o por correo certificado (art. 12 de la Orden); la presentación por internet que regula la Orden exige tener ya NIF (art. 13.2.a). Para pedirlo por primera vez, la sede electrónica tiene un trámite no presencial propio: según la Agencia, lo puede presentar cualquier persona con certificado, y firma quien actúa como representante de la comunidad.

Hay que aportar al menos un documento que acredite la situación de cotitularidad, y quien firma tiene que acreditar que actúa en representación de la entidad (art. 24.2 del Real Decreto 1065/2007). El reglamento no concreta qué documentos sirven en una comunidad de propietarios. La cotitularidad la describe el título constitutivo, con cada piso y su cuota (art. 5 LPH), y la representación es del presidente (art. 13.3 LPH). La relación de socios o miembros no se rellena: la Agencia Tributaria lo dice expresamente para las comunidades de propietarios.

Hacienda asigna el número en diez días (art. 24.1).

NIF provisional y NIF revocado

El NIF de una entidad es provisional mientras no aporte la escritura o el documento fehaciente de su constitución, los estatutos o documento equivalente y, cuando proceda, la certificación de su inscripción en un registro público (art. 24.2). Lo pendiente se aporta con un 036 de modificación en un mes desde la inscripción o el otorgamiento; pasado ese mes, o vencidos seis meses desde la asignación, sin aportarlo, Hacienda puede requerirlo con un plazo máximo de diez días y, si no se atiende, previa audiencia, revocar el número (art. 24.3 y 24.4). Cuál es el "documento equivalente" en una comunidad de propietarios, el reglamento no lo dice.

Un NIF revocado tiene consecuencias fuera de Hacienda. Publicada la revocación en el BOE, los bancos no hacen cargos ni abonos en las cuentas de su titular, y los notarios no autorizan documentos ni los registros los admiten, salvo que se rehabilite el número (disposición adicional sexta, apartado 4, de la Ley General Tributaria).

La cuenta del banco

La Ley de Propiedad Horizontal no obliga a tener cuenta bancaria. Para abrirla a nombre de la comunidad hace falta el NIF: quien deposita fondos en una entidad de crédito tiene que comunicarle antes su número de identificación fiscal (disposición adicional sexta, apartado 2, de la Ley General Tributaria; art. 28.1 del Real Decreto 1065/2007). La cuenta se puede abrir sin acreditarlo en ese momento, pero hay quince días para aportarlo y hasta entonces no admite movimientos (art. 28.3).

En las cuentas con varios titulares o autorizados tiene que constar el NIF de todos ellos (art. 28.6), así que también el de quien firme por la comunidad. Qué otros papeles pide cada banco, como el acta con el nombramiento del presidente, no lo fija ninguna de estas normas.

La razón práctica para tenerla está en otra ley: no se puede pagar en efectivo una operación de 1.000 € o más cuando una de las partes es empresario o profesional, aunque el pago se fraccione. Es infracción grave para quien paga y para quien cobra, que responden solidariamente, con multa del 25 % de lo pagado en efectivo, y los justificantes de pago se guardan cinco años (art. 7 de la Ley 7/2012). La factura de una obra de 1.000 € o más no se paga en metálico al contratista.

Si se vende un piso

El reglamento obliga a las entidades sin personalidad a comunicar a Hacienda los cambios de sus miembros, pero exceptúa a las comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal incluidas en el censo de empresarios, profesionales y retenedores (art. 12.2 del Real Decreto 1065/2007). La Agencia Tributaria lo resume en su sede como una excepción para las comunidades de propietarios, y al pedir su NIF no se rellena la relación de miembros. Para una comunidad que no esté en ese censo, la letra del reglamento no la exceptúa y la respuesta no está clara. Ante la comunidad, quien vende tiene que comunicar el cambio de titularidad al secretario; si no lo hace, sigue respondiendo junto al comprador de las deudas posteriores (art. 9.1.i LPH).

Si la comunidad está en Cataluña

El NIF y la cuenta se rigen por normas estatales y funcionan igual. El Código Civil catalán añade algo que la ley estatal no tiene: el fondo de reserva tiene que figurar en contabilidad separada y estar depositado en una cuenta bancaria especial a nombre de la comunidad, y el administrador solo dispone de él con autorización de la presidencia, para gastos imprevistos y urgentes, o de la junta, para obras extraordinarias y las exigidas por normativas especiales (art. 553-6.3). En Cataluña la comunidad necesita, por tanto, al menos esa cuenta, y para abrirla, el NIF.

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